【摘要】随着我国社会经济的不断发展与科学技术的不断进步，办公室文书档案的管理工作越来越受到社会各个领域的重视，其中收集与归档必不可少。本文首先浅析了办公室文书档案收集与归档的意义，而后根据当前我国办公室文书档案收集与归档中存在的问题，找出相应的改进措施，以帮助提高办公室文书档案管理工作的水平。
【关键词】办公室文书档案；收集与归档；意义；问题；措施
收集与归纳作为办公室文书档案管理工作的重要组成部分，其工作质量的好坏直接影响到档案管理工作。当前我国大部分单位对于办公室文书档案管理工作有较为明确的认识，并派专人进行办公室文书档案的收集与归档。
一、办公室文书档案收集与归纳对于单位发展的重要性
首先办公室文书档案收集与归档是单位工作中最基础的工作内容，同时也是最关键的工作内容之一。办公室文书档案主要记载着单位的发展历程以及在其发展过程中不断更新的重大决策的相关资料，例如会议记录、审批记录、法律文件等等。单位在发展的过程当中，如果遇到重要决策问题的时候，需要对以往的经验进行借鉴，这个时候就需要文书档案资料对其决策进行支撑。
二、现阶段办公室文书档案收集与归档中出现的问题
由于我国大部分单位并没有随着单位的发展将办公室文书档案收集与归档作为重点内容，仅仅是依靠最初的办公室文书档案管理工作模式进行，导致出现一系列问题。这些问题直接影响了文书档案的收集与归档，影响了单位的发展。
（一）单位不重视办公室文书档案收集与归档工作。在当前单位不断发展的过程当中，对于单位发展的重点内容是如何提升单位的效益以及增加社会影响力，对于单位内部的文书档案管理工作并不那么重视。其主要表现在归档不科学，对于资料的管理仍然停留在将纸质资料封存起来就可以的阶段，而不知道运用先进的技术手段进行电子归档。如果在单位的发展中需要之前的数据，则随便翻找，找不到就模拟近几年的数据进行应付。这样投机取巧的方法导致档案文件与真实文件存在差异，更严重的将会影响单位的决策，从而影响整个单位的发展。办公室文书档案管理工作就像是单位内部运作的齿轮，如果一环出现了问题则会影响整个单位的正常运转。既然办公室文书档案管理能被称作为一项工作，那么其存在就一定是有意义的，其影响力也是不可磨灭的。
（二）文书档案管理人员的管理意识较差。当前我国有些单位中的文书档案管理人员在管理意识上存在错误认知。认为文书档案管理就是平时在档案室擦擦灰、整理一下文件，并没有其他重要的。这样的想法导致了管理人员对于文书档案的收集以及归档工作不到位，甚至造成档案的丢失以及破损。例如在单位中有较为重要的红头文件，对于这些文件如果不能进行重点归类，将在极大程度上降低了办公室文书档案管理工作的质量。文书档案管理人员对于档案管理意识的缺失也是其责任感缺失的一种表现，对于单位的内部发展十分不利。
（三）文书档案收集与归档不全面。文书档案收集与归档不全面的问题同样影响着文书档案管理工作。由于有些资料的来源广泛且繁琐，这个时候就需要管理人员付出大量的时间和精力去收集。但是由于当前我国大部分单位的文书档案管理人员是兼职人员，在档案管理的时间上较为紧张，不能保证充足的时间去整理档案资料。最终导致文书档案收集与归档不全面。
三、办公室文书档案收集与归档实施的有效措施
（一）积极创新文书档案管理模式。首先单位应该加强对于文书档案管理工作的重视程度，将文书档案管理工作作为单位内部工作的重点。派专人进行档案管理而不是各个部门管理各个部门的档案。这样一来，不仅能够有效提高文书档案管理的质量，同时能够加强单位内部之间的交流，保证单位内部的平稳有效运行。同时，在对文书进行管理的过程中要积极创新方法，将传统的文件管理转变为电子档管理。这样不仅能够保证文书的持久性，同时为单位查找资料提供便利。
（二）建立办公室文书档案管理制度。没有规矩不成方圆，单位在制度上对文书档案管理建立相应的奖惩措施，能够帮助文书档案管理人员在工作的过程中有据可依，同时能够规范其行为，让文书档案管理人员意识到文书档案管理工作对于单位发展的意义所在。首先要明确归档范围，其次明确归档期限，这样能够保证单位的文书档案集中且统一，同时能够防止资料外漏，对单位造成不必要的麻烦。另外，单位中的各个部门要积极配合文书资料管理人员的工作，如果管理人员有需要，要及时进行相关方面的工作配合。
（三）加强对档案管理人员的意识培养。档案管理人员是直接接触文书档案的人员，他们对于单位来说具有重大意义。加强对于档案管理人员的意识培养，能够在帮其顺利完成工作的同时培养其责任感。单位的发展离不开具有责任感的员工。单位可以通过培养档案管理人员的管理意识，保证办公室文书档案收集与归档工作的高效性。通过培训的方式对文书档案管理人员进行培养，同时对部分管理能力不强的人员进行有针对性的培训。这样一来，不仅能够让管理人员在技能上有所提高，同时能够保证管理人员的水平都处于上升状态，平稳且统一发展。
四、结束语
总而言之，办公室文书档案收集与归档工作对于单位的发展有着重要的作用。因此在进行文书档案管理工作的时候要强化管理人员的知识技能水平，增强其对于单位的依赖度，提升文书档案管理的工作意识，同时还要加强对文书档案管理制度的完善，在运用科学技术的前提下根据实际情况创新办公室文书档案收集与归档方法。这样一来，不仅能够保证文书档案收集与归档的合理性，同时能够提高单位人员的个人素质，为单位创造效益提供内部保障。