会计工作的基本任务之一，就是通过记账、算账、报账等会计业务活动，为机关、企业、事业单位，提供真实可靠的信息，据以进行管理和监督。因此，会计档案具有重要的作用。
一、会计档案的含义及类型
会计档案是指各机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等，具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务活动的重要资料，是进行会计监督、分析、决策的依据，是国家全部档案中不可缺少的重要组成部分。会计档案的类型主要有，会计凭证、会计账簿和会计报表三种。首先，会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。按其用途和填制程序，可分为原始凭证和记帐凭证两种。其次，会议帐簿是以会计凭证为依据，全面地、科学地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍。设置和登记会计账簿是取得系统的会计核算专业材料的必要手段，是编制会计报表的主要依据。最后，会计报表是根据会计账簿记录编制的一种表格式的书面报告。它是用统一的货币计量单位，总括地反映各机关、企业、事业等单位，在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告，是会计工作的最后成果。
二、会计档案提供利用的原则
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）第7条规定：“各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。”根据这一原则，各单位在提供利用会计档案时，应注意以下问题：建立健全借阅制度；严格借阅手续；确保档案的完整和安全；公安、检察、司法、纪检、监察、审计、工商等部门，需要会计档案作为凭证时，档案部门应制发档案证明。制发档案证明是一项政治性和政策性都很强的工作，对申请书的审查和档案证明的编写，都必须严肃认真地对待。申请书须写明申请发给档案证明的目的，所要证明的事项及其发生的时间、地点等情况，档案证明要根据会计档案的原始数据进行复制或抄录，并应注明材料的出处和根据，不能超出申请证明的问题而列入其他材料。在档案证明中，还应写明申请者和制发者的名称、日期，并加盖公章。
三、会计档案提供利用的途径
1.为会计检查工作提供系统、真实的材料。会计检查是以会计档案为主要依据，检查各单位的经济活动和财务收支情况，以便查明事实，分清责任的工作。一是，检查会计凭证、会计账簿和会计报告中所记录和反映的经济业务，是否合法、合理，有无铺张浪费和使用资金及财产、物资等方面的违法行为。二是，检查会计凭证、会计账簿和会计报告中所记录和反映的经济业务是否真实，有无同实际情况不相符合，有无弄虚作假现象。
2.为会计人员提供系统、准确的材料。一切机关、团体、企业、事业单位，都需要利用会计档案资料开展会计分析工作。作为一个企业来说，会计分析主要是分析财务、成本计划执行的过程和结果。它涉及整个企业的经济活动情况，尤其要联系到企业生产、商品流通计划的完成情况。因此，会计分析只有通过对会计档案所提供的各种数据的核算和整理，才能抓住关键问题，查明原因并作出评价。
3.为日常查考及时提供所需的材料。会计档案记录反映着国家机关、团体、企业、事业单位各项工作的一个侧面，在日常工作中需要经常查找利用。查找利用的目的，不仅在于核对某些数据，弄清某些收支的具体情况，而且还在于通过某些数据的核对和分析，找出经济活动的规律。
4.为审计监督提供可靠的依据。审计是由国家的法定机构以被审计单位经济活动的实际情况为依据，以国家法律、政策法规为准绳，按照规定的职能和任务，对被审计单位的会计凭证、会计账簿、会计报告中所反映的经济活动过程和结果，运用科学的方法进行独立、公正的审核和稽查，以确定其合法性和有效性，借以评价被审计单位的财务收支工作质量，指出其中的错误，揭发其弊端，并出具审计报告或证明，以达到维护国家法令和财经纪律，保护社会主义财产和提高经济效益的目的。
作者鞠霞光