中小企业人力资源管理外包研究

996论文网日期：2022-06-04 10:26:01点击：402

摘要:本文在讨论人力资源管理的外包概念的基础上,剖析了人力资源管理外包的内外促进因素和具体表现形式,并对人力资源管理外包中存在的误区进行了澄清,强调外包活动的集约化管理实践。

关键词:中小企业;外包;人力资源管理外包

一、人力资源管理外包的兴起

从20世纪80年代后期开始,一股由美国刮起的“外包”之风，逐渐蔓延到日本、欧洲,成为全球企业界的一股潮流。现在,外包已经不仅仅限于传统的信息外包或者制造业的外包,外包的领域和范围正在不断的扩大,连传统上被当作组织不可分离的人力资源管理活动也开始被外包。国际数据公司(idc)的资料表明, 2000年美国在人力资源服务方面的花费超过了227亿美元,其中,人力资源管理的外包是该领域中增长最快的部分,2000年美国人力资源管理业务外包达25亿美元。["]而国际数据公司对美国人力资源管理服务市场的最新预测表明,人力资源服务方面的收人到.2006年将达到560亿美元,且人力资源业务外包将.继续是人力资源服务消费中增长最快的领域(2]。事实.上,欧美人力资源管理外包在上个世纪90年代已经得到了广泛的发展,就美国而言,出现了大量的专业雇主机构(peo),这些公司专门为企业提供人力资源管理方面的服务。“专业雇主机构的出现为企业特别是大量的中小企业提供了外包其人力资源管理的机会”。[3]根据国际数据公司预测,专业雇主机构提供的人力资源管理外包是人力资源服务市场发展最快的业务,到2003年将达到102亿美元。[4)

在人们印象中,外包是大公司的专利,小企业只是被动地接受,但实际上随着专业化分工的不断细化,小企业也需要将业务不断分包出去。加上小企业在人事、财务、后勤、物流等诸方面节约成本的意.识比大企业更强、更为迫切,它们的业务量远远不如大企业,没有必要建立所有完全属于自己的非核心部门。于是这些柔性领域被大量外包出去。中小企业是公民最重要的就业场所,吸引了最多的就业人口。据统计,我国工商注册登记的中小企业超过:1000万家[5),如果-个企业需要一名人力资源管理专业人士,至少需要1000多万人力资源管理专业人士,将中国所有的人力资源管理专业人士加在一起也没有那么多。

另一方面,目前我国市场上高水平的人力资源管理专业人士价格不菲,中小企业花高薪聘请高水准的人力资源经理来从事人力资源管理工作,有些得不偿失。对小企业而言,切合实际的方法是从企:业内部培养,事实上许多中小企业都在这么做。中国大多数中小企业首先是找办公室的人来从事人事工作，让他们慢慢学习人力资源管理。美国企业的人力资源管理也是由此发展起来的。不过,与美国.情况不同的是中国大量中小企业目前在人力资源管理.上还处于自学阶段,因为他们的人力资源管理者也处于自学阶段。靠自身学习固然好,但是速度比.较慢,而且缺乏经验。

中小企业的人力资源管理工作同样需要科学、专业、高效的运作一这是一个亟待解决的问题。如果有一种方式,既能节约成本,又能提高效率,为企业提供专业化的人力资源服务,将是中小企业管理者所希望看到的。外包就是这样- -种解决问题的有效途径,人力资源管理外包成为一个新的话题。国内许多城市均出现的人事代理、猎头公司等,他们就从事着人力资源管理外包的一部分业务。虽然目前看来,我国的人力资源管理外包还停留在事务性层面,但这毕竟拉开了我国人力资源管理外包的序.幕。而要想充分发挥人力资源管理外包的优势和作用,就必须深入地分析它,首先要明白的一一个问题是什么因素促进了中小企业外包部分人力资源管理活动。无论中小企业选择外包哪部分人力资源管理活动,都受到-定内外部因素的影响,但究竟何种因素促成了企业人力资源管理外包在西方的风行呢?传统上看,企业外部的一些因素如信息科技的普及与发展，企业间竞争的加剧以及经济全球化等因素都推动着企业进行外包。但笔者认为企业的内部因索才是推动企业进行人力资源管理外包的直接原因。就企业本身来看,中小企业所处的特定发展阶段;组织层级结构的扁平化趋势;人力资源管理职能重组的需要等一-系列内在因素推动了人力资源管理外包的发展。

二、促进中小企业进行外包的外部因素

.1.信息技术的普及。外包的实现是以技术的不断进步为前提的。由于网络技术的发展,信息处理能力不断增强,使员工之间、组织之间的沟通变得简单有效。我们知道，在传统企业模式中,信息获取后,通常要经过逐级汇总，最后传递给管理者,由管理者做出决策,再将决策结果自上而下传给员工。而在外包中,计算机能准确地收集、加工大量信息，并即时地传递给决策者,甚至有时经计算机分析、处理后,不依靠管理者的决策，训练有索的员工就能够根据计算机的判断解决问题或自己做出决策,效率得以大大提高。

企业通过部分人力资源管理职能的外包和网络技术的使用,实际上是将人力资源部的监督管理转化为员工的自我管理,强调的是企业内部各个组成团体之间自由组合、自由拆分的水平管理。并将人力资源管理者从事务性、行政性工作中解脱出来,转而参与企业的战略规划、企业的组织发展等工作。与此同时,社会上也开始出现了专门从事网络服务的通信厂商,他们为企业利用公共网络资源进行快捷的信息交流提供方便。由此可见,人力资源外包只有建立在信息技术进步的基础.上,才能实现项目操作的运作。

2.经济全球化的影响。经济全球化对人力资源管理外包的影响主要体现在两个方面:

一是经济全球化以及国际投资的发展,使得企业不再满足于向国外出售产品和提供服务;越来越多的企业开始到国外设立营运机构或分公司、子公司,并招募东道国或第三国的公民到其公司工作。这种跨越地理边界的国际廑员对人力资源管理工作.产生了巨大的需求。特别是在国外营运机构设立初期,由于对当地的法律法规缺乏了解,很多企业宁愿选择外包人力资源管理工作。一般而言,当地的外包服务机构具有在某一领减的专业化技能，可以为企业提供此类服务。比如,不少在中国设立办事处的外企,通过大家都熟知的外企服务中心进行人才招聘或档案托管等一系列工作。由于美国的法律复杂,假如中国企业要到美国设立营运机构,工厂或分公司、子公司,通过人力资源管理工作的外包就可以降低触发法律的风险。

二是随着全球变成一个统-的大市场,整个社会所拥有的知识增加.技术进步,将导致市场-体化程度和市场容量的同时增大,个人专业化程度和全社会职业市场多样化程度也将进-.步提高。现代美国企业家都认识到企业的生产就是社会化的大生产,一个企业欲有所作为,必先有所不为,把自己做得不是最优秀、最便宜的东西交给其他企业去做。知识经济的产生出现了大量前所未有的以知识为特征的社会化分工,并且成为产业链的一一个中间环节,人力资源管理外包正是这种社会分工的进-一步细化的体现。

3.企业间竞争的加剧。企业实行外包还应当是巨大的竞争压力所致,进入20世纪90年代，企业已经越来越难以靠资本或技术的先进而获得垄断的超额利润,因而压缩成本和提高劳动生产率已经显得.日益重要。在激烈竞争的情势下，企业在不断寻求自身的竞争优势过程中，往往将企业非核心因素放在企业考虑之外,而重点关注企业价值链上各环节和高附加值活动。

人力资源管理同样也面临这种情况,人力成本是高昂的,为了保持公司的竞争力,企业正竭力压缩雇员人数。人力资源外包一方面可以使得公司裁减相当数量的雇员,另- -方面可享受规模经济的好处,所以成功的外包不仅使一-个公司降低了成本,还减少了社会资源的浪费。

三.促进人力资源管理外包的内部因素

外界环境的变化推动了人力资源管理外包的发展,同时也影响了企业内部环境的变化。企业所在的发展阶段、组织结构扁平化的趋势以及人力资源管理职能重组的需要等因素是直接推动人力资源管理:外包的直接原因。

1.企业所处的发展阶段。企业所处的发展阶段不同,其外包的动机和外包的具体形式也会有所差别。当企业刚刚成立,处于婴幼儿时期时,企业人员规模小，职能分工也不明确,人力资源管理处于萌芽阶段,与业务工作混在一-起。但事实上,小企业同样需要专业的人力资源管理工作。小企业由于处于发展的初期，成本方面的因素可能更受企业的经营者的关注。但由于规模小,如果自己来进行人力资源管理工作可能会不经济,如果借助外包甚至全部外包,既可以获得专业化的人力资源管理服务,又降低了人力资源管理的成本。

随着企业的不断发展,处于少年时期的小企业要求提供高质量的常规人事服务,主要是招聘、劳动合同等基础性、程序性、事务性工作,还有- -些专业性的人力资源管理工作如内部沟通、管理人员360度反馈(360degree fedback)绩效评估等。处于这- -阶段的企业可以有选择地外包部分事务性职能或自己不擅长的业务。采取人力资源外包不仅可以降低管理成本,而且可以获取专业的人力资源管理知识，这是推动这--阶段企业外包部分事务性工作的动力。

随着企业的发展壮大,企业到了处于青年时期的中型企业阶段，企业既充满活力又相对成熟,抗风险的能力也增强。企业对于人力资源工作的专业化服务提出了要求,除了保质保量的做好基础人事管理外,还要增加规范培训、个性化沟通、干部培养、满意度调查、通过政策制定人力资源管理平台、与直线经理的大量沟通、协调。人力资源管理工作的重点是通过基础工作的质量和专业化的人力资源管理工作来提高员工的满意度,谋求增强企业的竞争力。企业通过外包部分事务性的人力资源管理工作,使人力资源管理者关注于本部门的关键职能,致力于使人力资源管理战略与组织发展战略的匹配,这既有利于提供员工满意度,又能够最终增强企业竞争力。

在企业处于婴幼儿阶段,直至少年期、青年期等,企业都可以把外包看作学习的过程,在外包的同时,接受新的人力资源管理理论，学习外包商专业化的人力资源管理方法,培育日后发展所需的人力资源管理专业人才。随着企业的成长,逐步建立起规范的人力资源部来从事人事管理工作,从战略层面支持组织的发展。故中小企业不能为了外包而外包,外包的过程还是一个学习的过程,企业可以从中获得随着组织的成长所需的复杂的人力资源管理知识。

2.组织结构扁平化趋势。外包的实现是以技术的不断进步为前提的,信息技术已经渗透到经济和社会的各个领域。高度的信息化改变了企业的管理方式,给管理人员带来了前所未有的力量,让网络的职能化服务成为现实。-方面,金字塔式的垂直管理逐渐被扁平化管理所取代:传统的中层经理的监督和协调功能已经被计算机网络所取代,处于公司管理层的最顶部和最底部的人员可以通过计算机网络实现沟通和联络,公司的组织结构趋于扁平化。20世纪90年代初期美国的大部分公司已经迅速地将其中间管理层削减了三分之一。照此推测,10年以后,大企业的管理层次将比现在减少--半以上,管理人员将不会超过今天的三分之一。[6)

扁平化一方面可能是中层管理者的减少,另一方面有些时候人力资源管理者也会成为精简的对象。这意昧着人力资源管理者必须承担更多的管理责任,为了使有限的精力都花费在从事人力资源管理的关键职能,提升员工的满意度,增强企业的核心竞争力,企业将部分事务性的人力资源管理活动外包成了必然的趋势。

同时,实行人力资源管理外包也推动了企业组织结构的扁平化。对于实行人力资源管理外包的企业来讲,大量的非特长业务都由合作伙伴来完成，企业可以精简机构而更有弹性。金字塔式的总公司、子公司的组织结构让位于更加灵活的对信息流有高度应变性和快速反应性的扁平性,这种组织结构将随着知识经济的发展越来越具有生命力。

3.人力资源管理职能重组的需要。信息技术的普及、经济全球化、竞争的加剧等是促进企业进行人力资源管理外包的外界动力。这些外部环境的变化和其他一-些内部因素所导致的人力资源管理职能重组的需要是推动人力资源管理外包的最直接因素。人力资源管理职能重组的压力来自两个方面。从外部看,随着企业面临的外部市场竞争的加剧,企业必须应对需要不断提高效率和生产力带来的压力。同时,随着客户和消费者需求的多样化,使得企业必须更加强调对客户和消费者需要的满足。

从内部来说，随着对外界环境变化的适应性调整,公司需要重新进行战略定位。关键岗位缺少称职人选以及不合适的组织与岗位设计成为很多企业感到头疼的问题。企业发展对人力资源管理提出了新的要求:人力资源管理者需要花更多的时间和精力来根据企业的发展战略挑选合格的人才;为员工的知识更新、提供培训方面的支持;针对员工需求多样化的特点,提供有针对性的激励措施;需要投人更多的时间和精力用于企业文化的建设,以增强员工对企业的认同感和归属感等等。在1994年美国人力资源管理协会会议中,理事会主席盖尔.帕克(galeparker)也指出:企业再造机构重组、规模精简的变革大潮都要求人力资源经理成为首席执行官的战略伙伴,帮助计划、实施组织变革。[7]这就要求人力资源部门作为企业的战略伙伴,应该将更多的精力着眼于战略思考。不幸的是,人力资源部通常缺乏战略思考,因为他们的时间为日常的操作性事务占据。- -般来说,公司的人力资源部门员工有60%的时间用于管理,30%的时间用于咨询,仅有10%的时间用于战略思考。[8]人力资源管理者面临的这种现状显然已经不能满足内外环境的变化所带来的挑战。人力资源管理职能需要进行重组,以应对新挑战。

四、人力资源管理外包的具体表现形式

从理论上讲,中小企业甚至可以将全部人力资源管理活动进行外包,但实践证明很少有企业会这么做。从下面的表1不难看出:在表中排在前三位的工资发放、福利和培训,是人力资源管理中最经常被外包的业务。它们分别占了69家公司的62%、75%和65%,而薪资(compensation)则是企业内人力资源管理中最不常被外包的业务,它所占的比例只为17%。虽然无论是小企业还是大中型企业对人力资源管理业务的外包均表现出一致性,但还是能从中发现,小企业在工资发放和福利等方面比大中型企业更多地采取外包手段(表中数字较大者表明该项活动被外包的程度和概率较高)。从实践上讲，每一个公司外包的职能不尽相同，有的将整个员工福利管理全部外包,有的只是将其中单项福利管理进行外包,如退休员工的养老金管理、员工分红、员工人身保险和医疗保险项目等等。[9]根据人力资源管理外包的实践及上述斯考特.莱沃(scott lever)的调查结果,笔者认为目前中小企业的人力资源管理外包的形式归纳起来主要表现为以下几种:

1.招聘外包。人力资源相关法律法规的变化，以及外部环境的不断变化给企业的招聘政策、招聘工作带来了较大的风险;同时企业员工的流动性、弹性和可替代性也越来越强烈,因此,招聘外包的程度也越来越高。招聘外包有两种方式,一种是由外部中介机构在人力资源相关法律法规的约東范围内,根据企业所需人员的条件进行广泛、有效的筛选后,为企业提供较为合理的人力资源配置,这种现象在国内外已屡见不鲜。如美国劳工部(u.s. depart-mentoflabor)与各州职业代理机构合作创建的美国职业银行(americanjobbank)经常保持着全国范围内的近25万个工作岗位存量。美国职业银行通过网站将成千上万用人企业和求职者个人联系起来。此类中介机构、猎头公司在我国也大量存在。[10]另一种方式是通过网络发布职位空缺或者在自己的网站上辟有“职位空缺”栏目。目前,通过inter-net招聘人才的企业比率有上涨的趋势。如1997年,美国企业每4家就有1家是通过网上进行招聘,到目前,这一-比率已翻了几番。网络招聘以其低成本、见效快、不受地域限制等特点得到越来越多国内外公司的青睐。“这是一种抛弃传统的繁琐做法而极其神速的录用人才的方式。”1)在国内,很多公司都开始通过网络进行招聘。经历了求职的毕业生可能对中华英才网(www. chinahr. com)、51 job (www.51job. .com) 等求职网站不陌生。不少企业都将招聘中的初始阶段如简历筛选、笔试等外包给它们,由网站来根据企业的招聘要求设计。这种招聘方式不仅缓解了信息在雇佣双方之间分布不对称的矛盾,也使双方获取信息的代价降到最低限度,从而让雇佣双方的交易变得更加透明、更加准确,减少了招聘活动中的不确定性,增强了雇佣双方决策的质量。可以预见,网上招聘和求职将成为未来社会发展的一大主流。

2.培训外包。组织的发展对员工的技能要求越来越高,这要求员工自身要有较强的适应动态变化的学习能力,企业培训也应不拘--格。而中小企业由于各种原因,无力(包括资金少、无场地和对培训资源的占用不够等)或不愿意培训员工,使员工的工作技能和知识水平不能提高,更谈不上多为企业做贡献。而通过培训业务的外包,将员工、企业和培训专营机构三者结合在一起,共同承担员工培训的成本或风险,可以使培训工作走出低谷。

一种重要的培训外包方式是借用专业咨询公司的培训力量或者高校院校的教育资源。目前确实有许多企业依赖专业咨询公司或高等院校开展培训,它们或是通过给优秀员工提供进--步深造的机会或者请专业咨询公司的培训人员来根据企业的发展要求对员工进行培训。咨询机构或高校甚至可以根据企业的具体要求为企业定制合适的培训计划，减少了培训的盲目性。

还有一种更为时尚的培训方式就是利用网络进行培训,这也是培训外包的-种形式,这种方法以其高效便捷逐渐为众多的企业所接受,通过网络方式对员工培训可以降低企业外包的成本。intemnet的盛行更是让企业的培训外包更加切实可行报道,瑞典政府也决定利用互联网推行员工培训计划,以适应信息化时代变化的需要。(12)越来越多的实践表明,网络培训效率更高、更为方便,而且门类齐全,能满足多种行业的不同需要;而且由于多媒体通信手段的不断完善，学员可以在学习过程中随时与培训机构的老师进行对话和交流。此外,由于网络培训可以实现跨地区、跨国联网，因此也较容易获取各种新的知识和信息。运用网络媒体以最快速度推出各种培训项目,是企业纷纷借助网络开发人力资源的初衷。但促使人们在网上进行各种培训活动的动因,主要是人们可以透过国际互联网获取大量的信息。不过,由于技术和经济的原因,这在国内尚未广泛流行。最后值得--提的是,明白自己的培训需求是培训外包中重要的一-点,企业还应该有完整的机制来评价培训效果。

3.工资发放外包。工资的设计与发放向来是人力资源管理部门的最基本业务,而美国的许多企业已经将该项工作外包给专营企业去做。现今在美国,作为人力资源管理部门最基本业务的工资发放，由于--些企业将这方面的工作外包给企业以外的专营业主,而便得薪金支票发放效率大为提高。美国新泽西州罗斯兰德的自动数据处理公司一直是这一领域的最大专营业主,它在1995年的业务量增长了13%,并且这些年的业务量始终保持两位数的增长。谈及至此,该公司财务主管弗里德●安德逊大为感慨:“许多公司正逐渐认识到类似工资发放和人力资源管理的其它业务对公司的发展并无战略性意义，因此他们自然不把这些业务保留在公司内部!"(13)4.福利外包。外包趋势也发生在人力资源管理部门的另-项业务一福利与津贴的管理, 1995年的一份关于314家美国大公司的调查显示:这些公司中已经有26%的企业将公司的退休、健康和其他津贴业务完全外包给这方面的专营公司,如果再加上有的企业将其中部分业务分包出去的情况,那么比例会更高。14)面这些专营公司也越来越规范,所提供的服务越来越到位,以满足各种企业的“个性化”需求。如位于纽约的美国全国员工福利中心,就可以通过其语音答复系统,向退休员工回答涉及其退休金及公司分红等方面的“个性化"的问题。

我国多数机关、企事业单位也都由银行来代发工资,并把退休员工养老金的发放推向社会。企业通过类似的薪金、福利规划与管理交给专业业主或专业咨询公司,一方面会提高双方的效率,享受因各自规模经济而带来的好处.另-.方面还会因此而降低企业的经营风险。

5.人力资源信息系统外包。人力资源管理信息系统的外包虽然没有在菜沃教授的上述调查中得到很强的支持,但我们知道信息系统外包一直是外包市场的一-支生力军,随着信息技术的发展,它们在改善工作方式、提高工作效率方面发挥了举足轻重的作用。比如互联网的应用、数据库的应用、工作评价技术的开发应用人才测评工具的应用等等,都极大地改善了人力资源管理职能。尤其是集成式的人力资源管理应用软件的开发和应用,更使人力资源管理的方式有了革命性的改变,先进的人力资源信息系统如sap、people soft 等已经可以自由地处理事务性程序性的人力资源管理职能,这使得人力资源管理专业人才缺乏的中小企业直接受益于信息技术带来的好处,而让有限的人力资源管理者着眼于组织战略的思考。

对中小企业而言,如果信息产业不是自己的核心业务,去开发维护一个信息管理系统很不经济。根据美国forrest调查公司估计,美国企业依靠自身力量建立并维护一个web网站,第-年的费用将是22万美元，而将此项工作外包给专门的公司,开销仅为4.2万美元。[ls)这就大大降低了企业的人力资源管理信息系统的开发和维护成本。通过人力资源管理信息系统外包,企业无需扩大自身人力规模,无需投人这方面的人才,就可以获得专业的信息系统服务。

六、结束语

综上所述,有选择的外包部分人力资源管理活动可以使得人力资源管理者从日常管理中解放出来,转向战略角色。随着互联网络的迅猛发展和普及,以及专业化公司的出现,把- -些非核心的、过于细节化的传统性人事管理业务进行外包,也将成为企业提升人力资源竞争力的选择。人力资源管理外包已经成了一种必然的趋势,中小企业由于自身的特点,更应该对此善加利用,以利用外界的专业知识,获得专业的人力资源管理服务。不过需要指出的是,外包并不意味着某项人力资源管理活动不重要,也不是人力资源管理者责任的免除,企业在外包后还需要对外包关系善加管理,方能真正从外包中获益。而且,中小企业还应该把外包过程看成一个学习的过程，从外包商那里学习接受新的人力资源管理方法和理论,培育适合自身发展需要的人力资源管理专业人才。